PTA運営。この言葉さえ使っておけば間違いない用語集とLINEの使い方を伝授します。

公開日：2023年4月18日

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PTAにトラブルはつきものです。
私は小学校・中学校とPTA経験者ですが、トラブルのないPTAはありません。
トラブルのないPTAがあったら、紹介してもらいたいです。
多分、その人自信が気づいていないだけです。
それぐらい、PTAはトラブルだらけです。

自己犠牲やむなし。

今回、PTA運営を上手くやっていく秘訣を伝授します。

絶対に強い口調で対応しないこと。低姿勢を徹底する。

本スレでは猫被ってるので、断言口調で書いていますが、リアルな世界での私は別人です。
こんな調子でやってたら、誰もついてきてくれません。

常に一歩引いて、冷静に対処する
これが誰にも嫌われず損しないで、賢く立ち回るやり方です。

強い性格は災いの元です。
本人達にはいいませんでしたが、「こんなことを書いたら相手は怒っちゃうのは当然だよ」って思ったもんです。
「もっと相手を思って、柔らかい文章を書けんのか？」って。
多分、書けないでしょう。
そもそも、PTAに対するスタンスが180度違いますので。

前回書いた通り、PTAは強制役員選出から立候補制へと変わってきています。
強制役員選出に対しては、これだけ駄目出しされているわけですから、あと5年もすれば殆どの学校が立候補制・ボランティア募集へと変わるでしょう。
立候補で集まった方達が、「何でもやります！頑張ります！！」だと思っていたら大間違いです。
意外と協力は得られないと思ったほうがいいです。
役員側としては、それでもいいよって思える寛大な心が必要です。
※結局、自分でやらないといけない羽目になるのですが、それでもいいと思えるぐらい寛大な心が上に立つ者には必要です。

「立候補したんだから、ごちゃごちゃ言ってないでやってよ」ってスタンスだと上手く行きません。
人を思いやる気持ちが欠如していると、段々と人が離れていきます。
これ以上はちょっと書けませんが、最後は信じられない状況になりました。
ご自身達は気づかない。「本当、協力しないよね」ってぷんぷんしながら、また今年度も同じ調子で頑張るようです。
次の更新で書きますが、PTAを何年も出来る人というのは、こういう人です。
普通の人では、1年が限界です。
私も1年で限界でした。使い捨ての駒です。

とにかく、お願いする側は常に丁寧に低姿勢で進めていく必要があります。

協力したいと思えるようなLINEの文章を書く。

今やPTAとLINEは切っても切れない関係です。
私は古い人間なので、いくら同じ学校とはいえ、個人LINEをPTA繋がりというだけで繋がることに躊躇しましたが…仕方がないので繋げましたよ。

殆どのPTAでは、LINEを駆使してPTA活動をされていることでしょう。
(LINE WORKSって手もあるようですが)
間違ってもメールの時代ではないです。

私は直接かかわってなかったですが、LINEされてない方がいました。
立候補で一度も参加されず、(微々たる)謝礼だけ貰って終わりって方もいます。
もうLINEは日本国内でも必須ツールになってしまっているので、こういう方は本音を言うと非常に厳しい…です。
「LINEやってません」は通用しないってことです。

PTA運営に欠かせないLINEの使い方を書いてみたいと思います。
文章の書き方一つで、相手を怒らせたりすることなんて簡単です…汗。

日程調整を行う場合
お疲れ様です、〇〇です。
日頃はPTAにご協力くださりありがとうございます。

以前、お伝えしました～を予定しております。
１．～
２．～

アンケートを取り、参加可能な方の人数が多い日を優先して日程を決めていきたいと考えいますので、フォームに入力をお願いします。

期限：〇月〇日(〇)

大変お忙しい所申し訳ございませんが、宜しくお願いします。

最初の挨拶。お疲れ様です、おはようございます等々。
これぐらいは書きましょう。基本中の基本です。

参加者の多い日に活動を決定することはよくあることです。
googleフォーム、調整さん、伝助といった日程調整ツールを使って決めていきます。

必ず期限を指定します。曜日も合わせて書くように。

期限間近のになっても回答が得られない場合
お疲れ様です、〇〇です。
～についての日程決めアンケートにご協力いただきありがとうございます。

期限が本日までとなっております。
もし、まだ記入されてない方がいらっしゃいましたら、お忙しいところ申し訳ございませんが入力していただきますよう宜しくお願いします。

アンケートツールのURLを貼る

うっかりもありますので、責めてはいけません。
ポイントは”もし”です。
既読が全員ついても、アンケートに記入してくれない人もいます。
絶対に回答してもらう必要がなければ、期限が過ぎての催促はしません。
逆に絶対に回答してもらいたい場合は、個別に問い合わせすることになります。
その場合でも、
・ご都合はいかがでしょうか？
・大変申し訳ないのですが、出来れば早めにご返答くださると助かります(有難いです)
・急がしてしまいすみません
みたいな感じで、やんわりと伝えてください。

1年やってみると、協力的・非協力的なのか、ハッキリわかってきます。
何で立候補したの？？と突っ込みたくなりますねー。

よくあるパターンを紹介しました。

絵はかしこまった場合はいれません。
内輪でのLINEでは、程々に入れるようにしました。
真っ黒は逆にNGです。
目がチカチカするような方もいますが、読みにくいです。
歳なので読むのが辛いです。勘弁してください。

グループラインの一部の人に伝えたい時は、
〇〇さん、〇〇さんへ
とハッキリ書く。
あれ？管理人さん、コメント欄の時はそうやっていないよね？って突っ込まないでねー。

案内を出してからも、適宜状況報告をする。
放置は駄目。丁寧な説明を心がけるようにして、「その話、どうなった？」って思わせないことが大事です。
心配り。思いやり。フォローがとても大事です。
進展なしなら、「何か進展がありましたら、ご連絡します」と連絡するだけで安心します。

ここからは、上記以外の言葉で、使っておけば間違いないよく使用した文章を書いておきます。

１．

お礼文

〇至らないところも多々あったと思いますが、皆様のご尽力のお陰で無事に終わることが出来ました。
〇心より感謝申し上げます。
〇先日は大変お忙しい中、～に参加頂き、有難うございました。
〇今後ともPTAの活動にご理解・ご協力をよろしくお願いいたします。

２．

人員投入したい場合

〇大変お忙しい所申し訳ございませんが、
〇もしお時間の都合がつく方はご協力いただけると幸いです。
〇可能な時間帯だけでかまいません。
〇くれぐれも無理のない範囲でお手伝いいただけたら助かります。
〇ご理解の程、よろしくお願い致します。

全員が忙しいという設定で依頼をします。
間違っても、「暇なんだから協力してよ」なんて雰囲気を醸し出さないように。

神経すり減らして、頑張ってきたのが伝わりますでしょうか。

これだけは知っててほしい！LINEの機能を駆使して時間短縮する。

意外と知らない方も多かったので、リアルな話も絡めて書いておきます。

１．	LINEの文章をまさかスマホで書いていませんよね？役員さん側は、LINEでお願いすることも多いので、どうしても長い文章を出さないといけません。とある方から、「〇〇さん、LINE早いけど、どうやってやってるの」って聞かれました。まさか？？スマホでやってたの？って聞いたら、ビンゴ。送る前にしっかり書いた文章を確認しないといけませんが、スマホでは1行しか表示されません。私にスマホは無理です。その方は、送る前の文章確認するのに、一行ずつスクロールしていくから、下手すると数時間かかっちゃうこともあったって言ってました。 LINEはなるべくPCで書きましょう。あんな小さなスマホで打ってたら日が暮れてしまいます。 LINEをインストールして、設定画面を開き「Enterキーで送信」から「Alt+Enterで送信」に設定変更するだけで快適です。デフォルト設定のままだと、パソコンでLINE快適～ってウキウキで書いていて改行Enter打ったら、送信されてしまいますので。一行書いて飛んでしまいます。 PC変わってインストールした直後にやらかした経験ありです。お気をつけください
２．	添付ファイル送信できます。 pdf、エクセル、ワードも添付できます。これ、意外と知らない方もいます…。有効期限があるので、ここは注意です。
３．	ノートで埋もれるのを防ぐどんどん流れていきますので、大事なものはノートに投稿しましょう。
４．	23時以降はミュートメッセージで送信しましょう。 23時以降に「ピコン」「パコン」と鳴り続けられたらたまりません。でも、送っておきたい時もあるでしょう。そんな時には、「ミュートメッセージ」で送信すべきです。設定いじって、送信ボタン長押しで通常メッセージ送信かミュートメッセージで送信か選ぶことができます。ミュートメッセージで送信すれば、相手に通知されずに送れますが、「こんな時間に送ってきて非常識！！」って思われるのも癪なので、「遅い時間帯なので、ミュートメッセージで送信しました」と一言書いておきます。
５．	リアクションを入れておきましょう。いちいちOKスタンプを入れるはNGです。大事な要件が無駄なOKスタンプでどんどん流れていってしまいます。ハッキリ言って邪魔です。スタンプ要らなーい。既読だけだと味気ない。何を考えているのか分からない。私の場合、リアクションをいれてました。逆に私が書いたLINEにリアクションの反応があることは安心しました。 T大卒夫が終電逃した時のLINEです。電話が繋がり、指定されたお迎え場所に対してリアクションを入れたかったのですが、「怒」がありませんので泣にしました。結局、お怒りのLINE入れてしまったけど。十〇年前はこんな鬼嫁全開ではなかったんですけどね。 PTAでよく使用するのは、一番左の「いいね。good」左から4番目の「嬉しい」でした。
６．	【追記】既読つけずに読む方法もしっておくこと。書こうか迷ってやめてしまった内容です。 PTA役員の人たちがこのサイトを読んでちょっとはラクになればという思いで書いています。家族が一番！既読つけたくないけど、中身だけは知っておきたい。そういう時、ありますよね？「沢山LINEがきてて何があったのか気になるけど、既読つけたら終わり(反応しないといけない)だわー」って愚痴ってたら、「お母さん、知らないの？アイフォンなんて長押しで既読つけなくてみれるらしいから、みんなやってんじゃない？」貧乏でアイフォンではない方に朗報です！！アンドロイドでも、諦めないで！ “のぞきみ”というアプリがありますので、そちらを入れてください。 ※ネーミングモロです。 LINEの通知をキャッチしてのぞきみに反映させるような仕組みらしいです。なので、ミュートメッセージで送信されてしまうと、のぞきみにLINEの内容が残りません。紛らわしいから、 LINE：通知ON のぞきみ：通知OFF にしておいてね。のぞきみは、アイコンから確認するように。通知はLINEだけがベストです。のぞきみ通知されてるのを誰かに見られたら恥ずかしいので。

総論

上の立場だからと言って、「やってください」では反発食らいます。
常に丁寧に説明、お願いは低姿勢で。
都合が悪くて無理と言われても、「大丈夫です！無理なさらず」と言って、自分が苦労しましょう。
心情として、苦労されていて気の毒。協力しなきゃって味方になってくれるようになったら、大変やりやすくなります。
それがPTAを円滑に運営する秘訣です。

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